働き方改革により労務管理は非常にややこしくなりました。

 

そんな労務管理を効率化するためにクラウドサービスを活用しよう！を思っている方は多いのではないでしょうか？

 

しかし、自分で少し調べてみると壁に当たるのです。「種類が多すぎ…。どれを選べばいいの？」「結局何が便利になるの？」

 

そこで今回は、バックオフィス系クラウドサービスの中でも特に有名な「freee」の労務版「人事労務freee」について、どんな機能があって何が効率化されるのかといったことを中心に紹介します。

 

サービスを選ぶ際の参考にしてみてください。

 

freeeとは？

freeeはクラウド会計ソフトとして有名ですが、実は労務管理ソフトもあるのです。

 

freeeは元々、誰でも簡単に使えるクラウド会計ソフトとして始まり、今では全国で100万事業所以上が利用するクラウド会計ソフトへと成長しました。

 

その過程で「給与計算freee」から進化したものが「人事労務freee」です。

 

人事労務freeeとは？

メリット①（統合型システム）

元々会計ソフトから始まっていることもあり、人事労務freeeは単なる給与計算ソフトと勘違いされがちです。

 

他のクラウド労務ソフトでは、給与計算ソフト、勤怠管理ソフト、マイナンバー管理ソフトといったように、機能に応じてソフトを使い分けるものが一般的です。

 

しかし、人事労務freeeはそういったソフトとは違い、労務管理に必要な様々な機能を一つのソフトで完結できるということがメリットの一つです。

 

以下に人事労務freeeでできることをまとめてみます。

 

1.入社管理

住所や扶養情報などの入社時に必要な情報を、従業員が自分のスマホから入力することでミスが減り、会社側の労力も軽減されます。さらに入力されたデータで労働者名簿が出来上がるため、名簿を紙で保管する必要がなくなります。

 

2.マイナンバー管理

入社時に本人が入力する項目にマイナンバーもありますので、安全にマイナンバーを取集でき、安全に保管することができます。

 

3.勤怠管理

日々の出勤時刻、退勤時刻をカレンダーに登録することで、出勤簿の作成ができます。ビジネスプランであれば従業員がスマホで打刻できるWEB打刻機能も付いています。また、登録した勤怠データが給与計算と連動するため、給与計算も簡単に行えます。

 

4.年次有給休暇管理

従業員一人ひとりに有効期限を設定した年次有給休暇を付与することができます。勤怠画面で年次有給休暇を登録することができ、そのデータを元に、今回の働き方改革関連法で作成と保管が義務付けられた「年次有給休暇管理簿」の作成まで対応しています。

 

5.給与計算・賞与計算

勤怠管理と連動しているため、給与計算が簡単に行えます。事前に設定・入力をしておけば、時間外労働手当や社会保険料、雇用保険料、所得税、住民税などが自動で計算されるため、ミスを軽減し効率的に計算業務を行うことができます。

 

6.Web明細

計算した給与情報は、従業員のスマホにWeb明細で公開することができます。明細を印刷し封筒に入れて手渡しするという工程を削減することができるので、毎月発生する業務を大幅に効率化することができます。従業員にとっても過去の明細をスマホでいつでも確認できるというメリットがあります。

 

7.年度更新・算定基礎届

毎年必要な労働保険料年度更新の申告書や、社会保険の算定基礎届を作成することができます。人事労務freeeで給与計算をしていればデータを利用して自動で作成してくれます。

 

8.年末調整

年末調整に必要な情報を従業員がWeb上で入力できるため、ペーパーレスで収集することができます。管理者は全体の進捗状況を管理でき、書類の作成まで対応しています。

 

メリット②（他ソフトとの連携）

freeeはAPIを積極的に公開しており、多様なソフトと連携することができます。

 

freeeアプリストアでは連携できるソフトを簡単に見つけることができます。

 

連携できるソフトはどんどん増えており、今後もさらに業務効率化の幅が広がるでしょう。

 

以下で人事労務freeeとの連携例を紹介します。

 

1.KING OF TIME

人事労務freeeでは勤怠管理機能が少し弱いため、他の勤怠管理ソフトと連携することでさらに便利になります。

 

KING OF TIMEでは多彩な打刻方法から選ぶことができ、多様な勤務体系にも対応しています。

 

KING OF TIMEで集計した勤怠データを人事労務freeeに取り込むことで給与計算を簡単に行えます。

 

2.SmartHR

人事労務freeeは申請機能が弱いため、人事労務freeeで収集した従業員情報をSmartHRに同期することで、SmartHRで社会保険などの申請をすることができます。

 

逆に、SmartHRで従業員情報を収集し、人事労務freeeに同期して給与計算するということも可能です。

 

3.会計freee

もちろん会計freeeとも連携できるので、経費の清算を給与に反映させたり、税金や社会保険料を会計freeeに反映させたりすることができます。

 

まとめ

いかがでしたか？

 

今回は人事労務freeeを2つのメリットの観点から紹介しました。

 

いずれのメリットも中小企業の労務管理を確実に効率化できることでしょう。

 

最後にひとつ、重要なことをお伝えします。

 

それは、業務フローをソフトに合わせて変更すべきということです。

 

特にfreeeは既存のソフトとはUIや考え方が違う箇所が多くあります。

 

人事労務freeeを入れるだけで労務が効率化される！と考えるのではなく、人事労務freee

の機能に合わせて労務のやり方を見直す必要があることにご注意ください。

 

三交会では人事労務freeeの設定だけでなく、初期設定の際に必要な規程整備から運用支援までトータルにサポートしています。

 

人事労務freeeの導入に興味のある方は、認定アドバイザーの三交会までお問い合わせください。