就業規則には重要な項目が色々とありますが、休職制度は特に重要です。

 

就業規則は社内のルールです。社内のルールが整備されていなくてトラブルになる可能性が高いのは、休職・退職・懲戒・労働時間・給与・退職金といった、従業員にとって影響が大きい項目です。

 

今回はその中から休職制度について解説します。

 

休職制度とは

 

従業員が重病や大怪我を負った際、あらかじめ決められた期間内でお休みできる制度です。

 

休職制度は法律に定めがあるわけではないので、絶対に設けなければならない制度ではありません。

 

休職できる期間は企業によって様々で、途中で回復、もしくは休職期間が満了すると、基本的は休職前の業務に復帰することになります。

 

休職制度の重要性

 

休職制度の重要性が高い理由は、上でも述べたとおり従業員への影響の大きさです。

 

万が一長期間仕事ができない状態になった時、退職しなければならないのか、休職して復帰できる可能性があるのかは、従業員にとって重要な問題です。

 

絶対に設けなければならない制度ではありませんが、昨今の人手不足を考えると、しっかりと休んで回復してから復帰してもらう制度を整えることが重要です。

 

実際にそういった状況になった際、期間が決まっていない、休職中の条件が決まっていない、復職の手続きが決まっていないとなると、トラブルに発展する可能性が高まります。

 

整備すべき項目①（休職に入る条件）

 

まず整備すべきは、どういったケースが休職に入れるかという条件を決めることです。

 

会社としても気軽に休職に入られると事業運営の観点から困ることになります。本当に長期休養が必要な場合のみ休職に入ることができる制度にすべきです。

 

よく見かけるのが、「私傷病による欠勤が30日以上になったとき」といった条件です。

 

この他にも、会社側が主導権を握るために、「労務提供が困難と会社が認めたとき」などの条件を入れることも必要でしょう。

 

整備すべき項目②（休職期間）

 

従業員としても関心が高いのが休職の期間でしょう。あらかじめ期間を設定しておくことで、トラブルの可能性を減らすことができます。

 

中小企業では、1ヶ月〜1年の間で設定することが多いようです。一律に期間を決めるのではなく、勤務年数によって長さを変えることもよくあります。

 

また、意外と見落としがちなのが、いつから数えての期間なのか？ということです。

 

例えば、「私傷病による欠勤が30日を超えた場合に休職に入れる」としていた場合、休職期間の初日は「欠勤の初日」なのか、「欠勤31日目」なのかをはっきりさせなければなりません。

 

ここを明確にしておかないと認識の違いにより休職期間が大幅に変わることになるため、トラブルの可能性が高まります。

 

整備すべき項目③（休職中の労働条件）

 

休職中の労働条件も、当然こうだろうと片方が思い込んでいるとトラブルの可能性が高まるので、当たり前のことでもきちんと明確化しておく必要があります。

 

特に重要なのは給与です。ノーワークノーペイが原則なので、原則は休職中の給与を支払う必要はありません。しかし、トラブルの可能性を少しでも減らすためにも、規則にしっかりと記載しておきましょう。

 

また、休職中に現況を会社に報告する仕組みも整える必要があります。従業員の健康管理のためにも、休職制度の悪用を防ぐためにも、「毎月◯日までに所定の方法で会社に報告する」といった文言を入れておくと良いでしょう。

 

さらに実務上重要となるのが、これまで源泉から控除されていた税金などの徴収方法です。

 

休職しているからといって、社会保険料や住民税（特別徴収の場合）が免除されるわけではありません。

 

これまでは給与から控除できていたので問題なかったのですが、給与が発生しなくなると控除することができません。「毎月◯日までに指定の口座に振り込む」といった文言が必要になります。

 

整備すべき項目④（復職）

 

最後は復職です。

 

休職というと期間などに意識がいきがちですが、しっかりと復職までの道筋ができていてこその休職です。忘れずにきちんと整備しましょう。

 

ここで重要なことは2つあります。

 

ひとつ目は、復職の可否を会社が判断する制度にすることです。

 

本人がもう大丈夫と言っていても、復帰してから事故などを起こされると困ります。

 

本人が医師の診断書を持って来ていたとしても、判断を医師に丸投げするのではなく、会社主導で判断することが必要です。業務に復帰できるかどうか、面談してから会社が判断しましょう。

 

二つ目が、復職できない場合の取り決めです。休職期間を6ヶ月と設定していたとして、6ヶ月経っても状態が回復せず、復帰が難しいということもあるでしょう。

 

そうすると、これ以上休職もできず復帰もできないという宙ぶらりんの状態になってしまいます。

 

このような場合は、「休職期間が満了してもなお休職事由が消滅しない場合は、休職期間満了の日をもって自然退職とする。」といった制度にすることが一般的です。

 

こうしていなければ、在籍し続ける間の社会保険料を会社が負担する必要があり、退職してもらおうとすると解雇扱いになったりしてしまいます。

 

休職制度を構築する際に非常に重要なポイントです。

 

まとめ

 

いかがでしょうか。

 

ひと口に休職制度といっても、これだけ考慮しなければならないポイントがあるのです。

 

しかし、トラブル回避のためにはどれも重要な項目であり、すべて考慮して制度設計すべきです。

 

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